Mit der Digitalisierung von Belegen lässt sich Buchhaltung wesentlich effizienter verarbeiten, sodass mehr Zeit für deren Auswertung bleibt. Die Steuerberaterin Christiane Holzinger verrät, worauf man
achten sollte.
Der Begriff »Digitalisierung« – momentan schon fast überstrapaziert – steht für die zunehmende Bedeutung der digitalen Abbildung von physischen Objekten, Ereignissen oder analogen Medien. In einem breiteren Verständnis ist damit aber üblicherweise ein Wandel hin zu digitalen Prozessen mithilfe der modernen Informations- und Kommunikationstechnologien gemeint. Was bedeutet dies nun für die Erstellung unserer Buchhaltung?
Mit den modernen Möglichkeiten lässt sich die Buchhaltung wesentlich rascher, unkomplizierter und effizienter verarbeiten. Verschiedene Bankinstitute bieten die Verarbeitung des »klassischen Bankauszuges« als sogenannte CAMT-Datei (ein spezielles Datenübertragungsformat für Auszüge) an. Besprechen Sie mit Ihrem Betreuer die Möglichkeit, den Datenträger entweder auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis elektronisch zur Verfügung gestellt zu bekommen. Heißer Tipp: Verhandeln Sie allfällige Kosten, hier gibt es ja je nach Bankinstitut wesentliche Unterschiede für einmalige und laufende Kosten.
Zusätzlich ist es bereits technisch möglich, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen einzuscannen oder (als pdf-Datei) elektronisch zu verarbeiten. Trotz des Scan-Aufwands kommt es zu einer wesentlichen Zeitersparnis: Eingangsrechnungen, die Sie bereits per Mail erhalten, sind demnach nur mehr abzuspeichern und der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen. Das gleiche gilt für Ausgangsrechnungen. Bei der Verwendung von Erstellungssoftware prüfen Sie hier die Schnittstellenverfügbarkeit. Wenn Sie eine Registrierkasse verwenden, klären Sie mit Ihrem Lieferanten/Hersteller ab, ob die Daten elektronisch ausgespielt und über eine Schnittstelle in die Buchhaltung eingespielt werden können. Damit bleiben noch die Barbelege übrig. Entweder scannen Sie diese bei Erhalt mit einer guten Belegscanner-App oder Sie scannen die Belege im Büro ein.
Die schnellere und effizientere Verarbeitung führt dazu, dass Sie sich monatlich mehr Zeit für die Erstellung von sinnvollen Auswertungen nehmen können und auch sollen. Führen Sie dazu entsprechende Gespräche mit Ihrem internen oder externen Rechnungswesen bzw. Ihren Beratern. Gleichzeitig ermöglicht der neue Workflow, dass Ihre zeitlichen Ressourcen ebenso wertvoller für das eigene Unternehmen eingebracht werden können.
Wichtig: Auch wenn Sie Ihre Belege scannen, sind diese TROTZDEM noch immer physisch aufzubewahren. Vor allem für einen allfälligen Vorsteuerabzug ist die Originalrechnung weiterhin physisch abzulegen.