Obwohl wir nicht nur mit einem, sondern mit beiden Beinen tief im digitalen Zeitalter stecken, machen viele kleinere und größere Unternehmen gerade ihre allerersten Gehversuche, wenn es um die Verlegung von Meetings in die digitale Sphäre geht. Conference Calls, auch Telefonkonferenzen oder Telkos, genannt, sind aktuell das Mittel der Wahl, um mit Vorgesetzten und Arbeitskolleg*innen in Kontakt und vernetzt zu bleiben. Dem Internet sei Dank, doch die Technik kann, wie wir alle wissen, schon ein ganz schön kratzbürstiger Hund sein. Und so kommt es nicht selten vor, dass es erstmal zehn Minuten dauert, bis auch wirklich jede und jeder alle gut hört – und möglicherweise sogar auch sieht. Ist dieser Idealzustand mal hergestellt, bedeutet das aber noch lange nicht, dass es sich dabei nicht nur um eine vorübergehende Erscheinung handelt. Stichwort: »Hört ihr mich noch? Ich hör' euch gut.«

Und selbst wenn alle technischen Stolpersteine aus dem Weg geräumt sind und die Telko wie am Schnürchen läuft, muss das noch lange nicht heißen, dass auch wirklich alle Teilnehmer*innen Gehör finden. Deshalb gilt es einige Spielregeln zu beachten.

_01. Organisation und Vorbereitung. Wie bei f2f-Meetings kommt es auch bei Telefonkonferenzen auf eine übersichtliche, gut strukturierte (und nicht zu lange) Agenda an. Ideal wäre, die Punkte der einzelnen Teilnehmer*innen schon vor der Konferenz zu sammeln und an alle auszuschicken. Ist man Neuling am Gebiet der Conference Calls, sollte auch die eigene digitale Infrastruktur überprüft werden: Habe ich die richtige Version der Software? Ist mir die Sache mit den Einwahldaten klar?

_02. Pünktlichkeit. In den allermeisten Fällen ist es möglich, sich schon ein wenig früher einzuwählen und zu warten.

_03. Der Aufenthaltsort. Es erklärt sich eigentlich von selbst: Sich in einem ruhigen Raum aufzuhalten, in dem sich im allerbesten Fall sonst niemand befindet, erhöht die Qualität des Gespräches. Die Verwendung eines Mikrophons kann zwar hilfreich sein, doch auch hier sollte darauf geachtet werden, wo es sich befindet. Ist es zu weit weg, dringt die eigene Stimme nicht gut bis zu den anderen durch, ist es hingegen zu nahe, werden auch alle anderen Geräusche, wie beispielsweise das Tippen auf der Tatstatur, mitgeliefert.

_04. Bei der Agenda bleiben. Die ein oder andere lustige Anekdote zwischendurch sollte zwar möglich sein (und ist möglicherweise gerade jetzt ein wichtiger Motivator), grundsätzlich sollten sich aber alle Teilnehmer*innen darum bemühen, bei der Agenda zu bleiben.

_05. Ausreden lassen. Es ist das Gebot der Stunde und eigentlich seit dem Kindergarten gut bekannt: Wenn jemand spricht, lässt man diese Person seine Sätze und Gedanken auch zu Ende bringen. Telefonkonferenzen scheinen das aber etwas zu erschweren. Wurde zuvor eine Moderatorin oder ein Moderator bestimmt, kann es die Aufgabe dieser Person sein, in solchen Fällen einzugreifen.

_06. Notizen machen oder die Konferenz aufnehmen. Dann das Protokoll an alle verschicken.

_07. Keep it short. Dann bleiben alle dran – und aufmerksam. Denn das eine geht nicht zwangsweise mit dem anderen einher.

 

Empfohlene Tools:

# Skype – old but gold. Bewährtes und kostenloses Tool, das es 50 Menschen gleichzeitig ermöglicht, an einer Video-Konferenz teilzunehmen.

# Zoom – der Überflieger. Die Free Version lässt es zwar zu, dass bis zu 100 Menschen gleichzeitig an der Video-Konferenz teilnehmen können, allerdings ist die Dauer auf 40 Minuten begrenzt.

# UberConference – Voice Calls only. Einfach zu bedienendes Tool für Anrufe. In der kostenlosen Version können bis zu zehn Menschen gleichzeitig telefonieren.

# Google Hangouts – einst premium jetzt gratis. Eigentlich auf 25 Personen limitiert, gibt es, angepasst an die aktuelle Situation, die Premium-Version gratis (bis 1. Juli). Das bedeutet unter anderem: Bis zu 250 Menschen können an der Konferenz teilnehmen.

# Webex – bewährtes Tool. Hier bekommen die User*innen alle möglichen Extras und Goodies mitgeliefert. Bis vor kurzem gab es noch keine Gratis-Version, wegen der Coronakrise dürfen nun aber bis zu 100 Nutzer in einem Unternehmen Cisco Webex kostenlos und ohne zeitliche Einschränkungen bis zu 90 Tage lang nutzen.

# Microsoft Teams – aus dem Hause Microsoft. Gruppenchats, Telefonanrufe und Videotelefonie sind damit möglich. Wegen der Coronakrise kann das zu Office 365 gehörende und eigentlich kostenpflichtige Tool bis Januar 2021 kostenlos genutzt werden.

Aktuell kann es wegen Überlastungen immer wieder zu Ausfällen und Verzögerungen kommen. Die Wartezeit lässt sich zum Beispiel mit folgendem Video gut überbrücken.